Sistem Akuntansi Sederhana untuk Bisnis

 

Filed in Ide & Sharing Bisnis on Jan.13, 2008

Seorang pebisnis tanpa latar belakang Ilmu Ekonomi akan meng-kerutkan kening ketika berhadapan dengan istilah Sistem Akuntansi. Tadi malam dalam sharing bisnis dengan Reza dan Pak Samurai saya sempat menyinggung hal yang berhubungan dengan Sistem Akuntansi untuk sebuah bisnis, khususnya bisnis kecil ber-visi besar. Seusai saya sharing dan kemudian Pak Samurai langsung request untuk bisa ditulis di blog ini. Semoga saya bisa mendeskripsikan melalui tulisan seperti halnya mendeskripsikan ketika sharing tatap muka.

Sistem akuntansi sederhana yang ingin saya share kali ini sangat simple (simple = tidak mudah tapi juga bukan hal sulit). Sistem akuntansi ini saya dapatkan ketika masih SMP dari seorang pemilik toko kelontong ‘Toko Ayun’, pemiliknya merupakan orang China. Dengan sistem ini beliau telah berhasil menjadikan toko kelontong yang dulu kecil sekarang sudah sangat besar, serta banyak aset properti. Sistem akuntansi simple ini hanya membutuhkan ketelatenan yang hingga hari ini saya sendiri terus belajar untuk menerapkannya. Hanya ada 2 hal yang harus diketahui dan dilakukan untuk bisa menggunakan Sistem akuntansi ini : Mengetahui Jumlah Profit, dan Kedisiplinan. Tertarik untuk menggunakan dalam bisnis Anda? That is really SIMPLE things …. Begini ceritanya …. hehehe

Ayah saya memiliki toko kelontong kecil di dusun yang kalau ‘kulakan’ barang dagangan mengambil dari toko Ayun, waktu itu saya heran sebagai anak SMP yang pinter matematika (red : narsis), Ko Ayun (sebut saja namanya begitu) nulis angka penjualannya aneh ya? Kok nggak sama dengan yang ditulis ayah saya. Ketika ayah saya membeli gula senilai Rp. 100.000 , di kertas Ko Ayun cuma ditulis Rp 5.000, trus ketika beli barang lain senilai Rp 20.000, di kertas cuma ditulis Rp 2000 begitu seterusnya pada item lain. Kertas catatan ini bukan merupakan nota penjualan tetapi catatan tersendiri buat dia. Akhirnya saya minta ayah untuk tanya karena saya nggak berani tanya sendiri waktu itu. Setelah belanja usai dan barang sudah di cross check, ayah saya bertanya : “Ko kok nulisnya gitu, yang ditulis itu apanya?”. Hmm, Ko’ Ayun terdiam sejenak, sambil melihat wajah kami berdua ‘mlongo’ dan besar rasa ingin tahunya, akhirnya pertanyaan itu dijawab dengan detail. Jawaban inilah yang saya sebut Sistem Akuntansi Simple, dan terus saya coba terapkan dalam bisnis walaupun terkadang saya masih ngga disiplin dan nakal.

Angka yang ditulis oleh Ko Ayun tadi merupakan keuntungan yang dia dapatkan dari setiap penjualan, artinya dari Rp 100.000 dia untung Rp 5000 waktu itu. Saat menutup toko malam hari dia menjumlahkan angka2 yang ditulisnya. Katakan dia dapat Rp 50.000 hari itu maka pada malam itu dia hanya mengambil Rp 50.000 dari laci uang untuk dibawa pulang. Dia menjelaskan begini, dari keuntungan hari itu, 20% untuk makan keluarga dan kebutuhan sehari – hari, 20% ditabung khusus untuk peningkatan modal atau kebutuhan mendadak, 50% ditabung untuk investasi (properti), dan 10% untuk persembahan gereja. Dia bilang kenapa harus ditulis tiap transaksi ngga rekap akhir bulan atau mungkin mingguan, karena dia bukan orang yang pinter jadi nanti pasti bingung dan rancu mana modal usaha mana keuntungan. Menulis setiap kali transaksi adalah pilhan terbaik, karena dia tahu benar berapa keuntungan toko hari itu, dan berapa yang bisa dibelanjakan untuk makan esok pagi. Dia juga menjelaskan bahwa kalau keuntungan nggak cukup untuk beli ikan maka sekeluarga akan makan dengan tempe saja, atau mungkin kecap saja sehari besok. Sebaliknya jika keuntungan hari ini banyak maka besok akan makan enak sampai 20% keuntungan itu. “Hidup harus bisa prihatin tapi juga harus bisa menikmati pada waktu yang tepat” imbuhnya. “Jadi modal saya ya tetep modal Pak, ga boleh kemakan karena toko harus tetep buka dan modal ditambah setiap kali dibutuhkan karena harga barang2 pasti naik karena inflasi” dia melanjutkan. Kok bisa ya? dalam benak saya langsung terlintas pikiran pola pikir Ko Ayun luar biasa , ini sama sekali nggak ada dalam toko kelontong ayah saya, dimana omzet adalah income.

Dengan pola pikir dasar yang berbeda dengan orang China, saat itu Ayah saya mencoba ikut2 an tapi hanya bertahan beberapa minggu, dan akhirnya kembali ke pola lama mengganggap omzet adalah income sehingga lama – kelamaan modal dasar terkikis ikut termakan. ‘Toko Danara’ singkatan dari nama saya dan 2 adik perempuan saya Nana dan Rara, akhirnya harus tutup selang beberapa tahun kemudian.

Sistem akuntansi sederhana bukan hanya tetep membawa toko Ayun buka sampai hari ini tapi juga menjadi salah satu toko terbesar di kampung halaman saya. Dengan kalkulasi sederhana bahwa pengembangan keuntungan untuk kenaikan modal toko disisihkan 20% waktu itu, saat ini telah menjadi sebesar toko-nya sekarang. Maka tentunya properti yang dulu porsinya 50% dari keuntungan, juga pasti telah berkembang.

Mungkin kita sering berdalih bahwa teori Ko Ayun hanya bisa untuk bisnis retail saja, mungkin ini juga yang dipikirkan Anda, atau beberapa alasan lain seperti : itu khan untuk bisnis simple?, susah / nggak bisa untuk diterapkan di bisnis saya? Atau alasan klasik yaitu “suku bangsa” : wajar dia orang China yang sejak turun temurun sudah diajarkan demikian, sementara saya orang pribumi yang ga ada darah dagang.

Alasan2 diatas juga terkadang menggangu saya. Tetapi, ketika saya mencoba berpikir terbalik, bukan dengan melihat bisa atau tidak sistem akuntansi ini digunakan dalam bisnis saya, tetapi justru melihat bagaimana bisnis saya bisa diesuaikan dengan sistem yang sudah terbukti ampuh ini. Bukan sistem yang menyesuaikan bisnis, tetapi bagaimana bisnis bisa diringkas sederhana dengan teori akuntansi ini. Sedangkan alasan “suku bangsa”, memang benar bisa jadi Ko Ayun secara turun – temurun telah diajarkan hal ini, sementara ayah saja mencoba meniru dan gagal, lalu apa saya harus menyerah dengan kegagalan ayah saya? Justru jika saya beralasan yang sama maka nanti anak saya pun akan sama beralasan juga, jadi apa salahnya memulainya dari bisnis saya saat ini sampai suatu saat nanti orang – orang bilang, keturunan saya sudah turun temurun dilatih tentang hal ini, seperti halnya saat itu saya bilang bahwa Ko Ayun sudah terun – temurun menggunakan cara ini.

Sistem Akuntansi sederhana ini hanya bisa berjalan dalam kedisiplinan, tanpa disipin alokasi sistem ini sama sekali tidak akan bekerja. Saya sendiri hingga saat ini terus berusaha untuk memiliki pola pikir Ko Ayun tentang sistem akuntansi ini sehingga tingkat kenakalan saya setidaknya akan berkurang secara bertahap dan semakin hari semakin bertambah kedisiplinan saya…

Sistem ini secara fungsi dasar merupakan alat pemisah antara bisnis dan pemilik, dengan sistem akuntansi sederhana ini pemilik bisnis akan mengetahui berapa gaji yang diberikan oleh bisnisnya hari ini.

7 Untuk Jasa, pengalaman yang saya sendiri lakukan karena kebetulan juga bisnis di bidang jasa, dengan menghitung margin laba dari harga jual. Katakan margin nya adalah 60%. Maka dalam setiap transaksi kita tahu bahwa 60% dari harga jual itu yang bisa kita makan sesuai alokasi.
Sementara 40% merupakan biaya atau nilai pengurangan peralatan. Untuk Fotografer misalnya kamera harus diperhitungkan bernilai semala berapa lama, katakan 2 tahun, tinggal bagi saja harga kamera dengan 24 bulan. itu adalah biaya kamera. nah dari 40% tadi 2 tahun kemudihan pasti kamera butuh upgrade, agar hasil jepretan lebih bagus misalnya.
 
Tips dan Trik Agar Mudah Belajar Akuntansi
Saya menulis blog ini karena terinspirasi dari diri sendri dan teman teman
Meski di tujukan bagi pemula belajar akuntansi  namun meski di pahami juga bagi yang bukan pemula karena dengan terus melatih diri maka kita akan semakin mampu mnyelesaikan nya .

Cara Belajar Akuntansi

Setiap orang memiliki cara yang berbeda dalam melakukan kegiatan belajar. Ada orang yang cukup dengan memperhatikan secara saksama ketika dijelaskan, mereka sudah langsung menguasai materi yang disajikan tanpa harus belajar lagi. Ada pula mahasiswa yang belajar dengan cara membaca buku berkali-kali, namun tidak menguasai materi. Ada juga yang dalam membaca buku harus mencoret dengan starbilo warna. Sampai – sampai buku yang semula putih bersih menjadi full color. Ada juga yang menggaris bawahi setiap kata penting yang ia temukan di textbook. Seolah-olah ia tidak percaya kalau seluruh baris tulisan kalimat di buku itu sudah lurus. Karena semua kalimat dalam buku yang dibaca adalah penting, maka dari awal sampai akhir buku menjadi bergaris. Yang lebih heboh lagi, adalah….. jurus baca mantra. Dengan jurus baca mantra ini mereka membaca catatan kecil secara berkali-kali. Definisi – definisi, rumus –rumus, dsb akan dibaca (diucapkan) berkali –kali dimanapun, kapanpun, …. nah, persis orang baca mantra kan!.
Bagi siswa (mahasiswa) yang masih duduk di bangku sekolah (kuliah) mau tidak mau harus belajar. Bahkan bagi siapapun yang ingin menambah ilmunya, menambah pengetahuannya, akan melakukan kegiatan belajar. Belajar adalah kegiatan utama, kegiatan penting, (meski sebagian ada yang menganggap sebagai kegiatan sampingan). Bagi siswa/mahasiswa, tentu secara lisan akan mengatakan bahwa belajar adalah kegiatan utamanya. Tetapi kenyataannya ada diantara mereka yang mengatakan demikian itu, kegiatan belajarnya lebih banyak ketinggal dibanding dengan kegiatan lainnya. Ya… tentu kegiatan lainnya lebih mengasyikkan dibanding dengan belajar. Belajar satu jam serasa sudah belajar semalam suntuk, bermain selama 5 jam terasa baru lima menit saja. Banyak mahasiswa pemula belajar akuntansi yang merasa kesulitan, karena merasa masih awam dengan pelajaranakuntansi. Namun bagi mahasiswa yang bertekad ingin bisa tidaklah sulit mempeljarinya . Nah, semua itu dapat Anda capai (berusaha) jika Anda menerapkan strategi belajar secara efektif dan efisien.
Di atas dikatakan bahwa setiap orang memiliki gaya cara belajar sendiri-sendiri. Tetapi, metode belajar yang efektif dan efisien akan memiliki pola yang sama. Metode belajar yang dibahas di sini adalah belajar khusus untuk Mata kuliah Akuntansi di tingkat dasar. Karena tujuan mata kuliah tingkat dasar berbeda dengan mata kuliah tingkat akhir, maka cara belajarpun juga berbeda. Pada tingkat dasar, seperti mata kuliah Pengantar Akuntansi, Akuntansi Biaya, Akuntansi Keuangan Menengah, Akuntansi Keuangan Lanjutan, dan Akuntansi Manajemen, mahasiswa dituntut selain memahami pengetahuan (materi kuliah) mahasiswa juga dituntut terampil melakukan penghitungan, pencatatan, atau bahkan melakukan pemecahan masalah. Jadi pada mata kuliah tersebut, tahu saja tidak cukup. Anda harus terampil melakukan/mengerjakan sesuatu. Terampil, berarti Anda harus dapat mengerjakan pekerjaan secara cepat dan benar. Karena tujuan yang seperti ini maka dalam ujian jarang ditemui soal yang menanyakan definisi, nama metode, ataupun menanyakan cara /prosedur sesuatu. Kebanyakan soal ujian untuk mata kuliah tersebut adalah kasus. Mahasiswa diminta melakukan penghitungan, pencatatan (proses akuntansi), pembuatan laporan, atau bahkan pembuatan keputusan.
Agar Anda berhasil dalam belajar Akuntansi, Anda harus punya strategi dalam belajar. strategi tersebut meliputi: strategi ketika baca buku, strategi ketika sedang kuliah, strategi ketika menyelesaikan latihan.
Berikut ini TIPS singkat untuk belajar Akuntansi
Strategi Baca Buku Akuntansi
1. Baca buku secara saksama.
Yakinkanlah diri Anda telah membaca dan memahami isi buku tersebut. Membaca buku tidak perlu berulang-ulang, sekali saja cukup (asal paham). Baca sekali dan langsung paham.
2. Baca secara urut.
Dalam membaca buku akuntansi, Anda harus membaca secara urut dari bab paling depan, kemudian bab demi bab dibelakangnya (khususnya buku Akuntansi Dasar dan Akuntansi Biaya). Jika Anda tidak paham isi bab 3, tentu akan jauh kesulitan untuk memahami bab 4.
3. Jangan tergesa-gesa dalam membaca.
Pastikan bahwa Anda memahami isi materi yang Anda baca. Biar membaca secara lambat, asal Anda memahami isinya, itu jauh lebih baik daripada Anda membaca cepat tetapi tidak memahami isinya.
4. Beri tanda pada istilah atau kalimat yang menurut Anda paling penting.
5. Membaca bukan sekedar mengeja huruf ataupun angka. Pahami makna setiap kalimat yang Anda baca. Cari tahu asal usul angka hitungan.
6. Hitung ulang angka2 yang ada pada buku itu.
Telusuri asal usul angka itu. Hal ini bukan berarti Anda tidak percaya pada buku itu, akan tetapi jika penelusuran Anda benar, berarti pemahaman Anda juga benar.
7. Buat ringkasan
Agar Anda tidak perlu membaca bab itu berkali-kali, buatlah ringkasan. Ringkasan singkat akan mengingatkan diri Anda pada isi secara keseluruhan. Ringkasan tidak harus berupa kalimat singkat yang ditulis secara kecil-kecil, akan tetapi bisa berupa gambar.
Saat kuliah
1. Pastikan Anda telah mengetahui topik yang akan dibahas dalam pertemuan kuliah. Anda telah membaca materi yang akan dibahas dalam perkuliahan. Jika Anda telah membaca materi tersebut, Anda akan lebih mudah mengikuti materi yang disampaikan dosen.
2. Datang beberapa menit sebelum kuliah dimulai. Dengan datang lebih awal, Anda akan jauh lebih tenang dan siap untuk mengikuti kuliah.
3. Pilih tempat duduk di depan. Tempat duduk akan membantu dalam konsentrasi Anda. Jika Anda pilih di belakang, biasanya akan banyak gangguan. Umumnya mereka yang tidak siap mengikuti perkuliahan akan memilih duduk di belakang.
4. Matikan HP Anda. Ingat “matikan” bukan silence atau quiet mode. HP tidak hanya mengganggu kanan kiri, kelas, tetapi pasti akan mengganggu diri Anda sendiri.
5. Konsentrasikan pikiran Anda pada kuliah. Buang jauh-jauh pikiran Anda yang sering melayang-layang kemana-mana. Selama mengikuti perkuliahan, lupakan aktivitas yang Anda lakukan sebelum kuliah maupun rencana aktivitas setelah kuliah.
6. Jangan sibuk mencatat
Memahami materi itu jauh lebih penting dibandingkan dengan hanya memiliki catatan lengkap. Catatan kuliah dapat Anda peroleh dari ringkasan baca buku, copy transparasi (slide PowerPoint), copy handouts, ataupun copy catatan punya teman.
7. Ajukan pertanyaan
Ikuti jalan pikir dosen. Jika Anda tidak setuju atau Anda tidak paham apa yang disampaikan dosen, ajukan pertanyaan secara sopan. Jika Anda punya pendapat lain, sampaikan secara jelas. Jangan takut bertanya. Umumnya mereka yang sudah belajar sebelum kuliah, mereka punya banyak pertanyaan. Sedangkan mereka yang kuliah tanpa persiapan, mereka tidak punya pertanyaan. Tidak bertanya bukan berarti sudah paham, bisa jadi memang tidak tahu apa yang harus ditanyakan.
8. Jawab pertanyaan
Sering dosen mengajukan pertanyaan dalam menjelaskan suatu materi. Dosen sering mengajak diskusi bersama. Jangan takut salah untuk menjawab pertanyaan tersebut. Jawablah dengan serius. Umumnya dosen tidak akan marah jika jawaban Anda salah, asal Anda tidak menjawab secara sembrono.
9. Tunjukkan kemampuan Anda
Kuliah Akuntansi, sudah pasti akan banyak PR. PR kadang dibahas di kelas. Atau kadang ada soal di kelas yang harus dikerjakan di kelas. Dalam pembahasan soal tersebut sering dosen menyuruh maju mahasiswa baik secara sukarela maupun penunjukan. Jangan takut salah, maju saja. (tentu tidak BoNek lho ya). Dengan Anda mengerjakan di depan kelas, Anda akan merasa yakin bahwa Anda bisa mengerjakannya. Jika pekerjaan Anda ternyata salah, Anda akan terkesan dan Anda tidak akan mengulangi kesalahan tersebut saat ujian nanti.
10. Jangan tunda, segera lengkapi pemahaman Anda dengan membaca ulang materi yang sudah dibahas di kelas tadi, begitu kuliah selesai.
Latihan soal
Anda akan menjadi terampil mengerjakan pekerjaan akuntansi jika Anda sering melakukan latihan. Jika Anda terampil, maka dalam mengerjakan soal ujian Anda akan dapat mengerjakan dalam waktu yang lebih singkat.
1. Cobalah untuk setiap materi, Anda mengerjakan soal latihan. Carilah soal latihan yang ada pada setiap bab pembahasan. Jangan hanya mengerjakan soal jika ada tugas.
2. Untuk latihan tahap awal, Anda bisa lihat soal jawab pada buku. Cobalah terlebih dahulu mengerjakan soal tersebut dan jangan melihat jawabannya. Jika Anda telah selesai mengerjakannya, cocokkan dengan jawaban yang ada. Jangan langsung percaya bahwa jawabanmu salah. Mungkin saja jawaban buku itu yang salah. Diskusikan dengan teman.
3. Kerjakan soal-soal yang memang tidak ada jawabannya. Jika kesulitan, Anda bisa buka buku. Jika tetap sulit, diskusikan dengan teman.
4. Jika Anda telah yakin jawaban benar, cobalah kerjakan lagi soal tersebut. Tetapi kali ini jangan buka buku dan hitung berapa menit yang Anda perlukan.
5. Jika Anda mengerjakan tugas PR, jangan sekali-kali hanya copy-paste pekerjaan teman. Dengan copy-paste Anda hanya menyelesaikan tugas, tetapi Anda tidak belajar. Tujuan dosen memberi tugas adalah agar Anda belajar.
6. Jika Anda terpaksa harus minta bantuan teman untuk mengerjakan PR, cobalah jangan asal copy-paste. Tanyalah mengapa jawabannya demikian. Tanyalah asal usul angka jawabannya. Jika Anda yang ditanya, jawablah sejelas mungkin. Dengan menjawab pertanyaan teman, ilmu Anda tidak akan hilang, justru malah semakin memperbaiki pemahaman Anda.
Menurut saya, bagi seorang pemula yang akan belajar akuntansi (entah siswa/mahasiswa atau siapa saja) bisa dimulai dari diri sendiri, yaitu pengelolaan informasi keuangan pribadi.
Ada beberapa jenis yang lebih umum dari biaya dibayar dimuka, tetapi biaya yang memenuhi kriteria di atas dapat memenuhi syarat. Beberapa jenis yang lebih umum beban prabayar adalah:
Asuransi;
Sewa; dan
Persediaan.
Jenis biaya ini biasanya dibayar di muka penggunaan dan sering kali selama beberapa bulan atau siklus akuntansi. Asuransi sebagai contoh mungkin prabayar selama satu tahun atau lebih di muka.

Biaya Dibayar Dimuka dan Pelaporan Laba

Untuk mendapatkan gambaran yang benar tentang profitabilitas, biaya harus diperoleh dan dialokasikan dalam siklus akuntansi yang sesuai.
Menggunakan contoh asuransi satu tahun prabayar, jika total biaya diambil pada bulan itu dibayarkan, bulan itu akan memiliki biaya besar dibebankan terhadap laba. Sebaliknya, jumlah total harus diperoleh dan deferred (dialokasikan) untuk bulan yang sesuai.

Diperoleh dan Pengalokasian Biaya Prabayar

Ketika biaya prabayar dicatat pada buku-buku, umumnya masih harus dibayar (diposting) untuk aset buku besar umum akun. Aset ini kemudian ditangguhkan ke bulan yang tepat bahwa biaya yang digunakan. Biaya prabayar dilaporkan sebagai aset pada neraca dan kemudian dialokasikan ke laporan laba rugi dalam siklus akuntansi yang sesuai. Efek bersih setiap siklus adalah pengurangan terhadap aset dan kenaikan untuk biaya.
Sebagai contoh mari kita menggunakan asuransi yang dibayar di muka untuk jangka waktu 12 bulan untuk pembayaran total sebesar $ 12.000. Pembayaran awal akan memiliki debit untuk asuransi dibayar di muka (kenaikan aset) dan kredit ke kas (penurunan aset). Perhatikan bahwa transaksi ini tidak memiliki pengaruh bersih pada aset. Asuransi diatur di akrual dan kemudian dialokasikan ke siklus akuntansi yang sesuai.
Bulan pertama (siklus akuntansi) akan memiliki transaksi sebagai berikut:
Debit $ 1.000 Beban Asuransi (kenaikan beban), dan
$ 1.000 Asuransi Kredit Prabayar (penurunan aset).
Tentu, ini transaksi yang sama akan terjadi selama periode 12-bulan dan akun asuransi dibayar di muka akan habis.
Aspek yang paling penting dari benar akuntansi untuk biaya dibayar dimuka adalah alokasi biaya dalam bulan yang tepat untuk mana mereka digunakan. Biaya seperti sewa dan asuransi cukup sederhana untuk mengalokasikan. Beban lain-lain, seperti persediaan misalnya mungkin lebih sulit untuk mengukur siklus akuntansi yang sesuai penggunaan.